Archiwum Państwowe w Łodzi - Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego

Podstawy prawne przejmowania materiałów archiwalnych:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164).
  • art. 5 – dotyczy organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;
  • art. 32– dotyczy archiwów wyodrębnionych;
  • art. 44 – dotyczy jednostek ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego.
• §§ 5 – 8 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i  brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r., poz. 246).
• inne resortowe przepisy prawne, które regulują zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych terytorialnie archiwów państwowych;

WAŻNE:
W przypadku przekazywania dokumentacji elektronicznej zastosowanie mają przepisy §§ 15 – 21 Rozporządzenia Ministra Straw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518).

Przejmowanie materiałów archiwalnych koordynowane jest przez pracowników Oddziału IV – Nadzoru Archiwalnego. W oddziale zamiejscowym za przejęcie materiałów archiwalnych odpowiada Kierownik Oddziału.

Procedura (ogólna) przekazywania akt do archiwum państwowego określona została w cytowanym wyżej rozporządzeniu z 2015 roku. Zgodnie z nim:

1. Kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania.

Zawiadomienie powinno zawierać:

1)      informacje zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.

WAŻNE:
Informacji tych nie podaje się w przypadku kolejnego przekazania, o ile nie uległy one zmianie.

2)      pisemne wyjaśnienie w przypadku niemożliwości podania ww. danych w całości lub ich części;

3)      roboczy spis materiałów archiwalnych przygotowany zgodnie z § 8 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.

WAŻNE:
Spis sporządza się odrębnie dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych, np. dla dokumentacji aktowej, technicznej, kartograficznej itp.

Dla specyficznych rodzajów dokumentacji dopuszcza się modyfikację poszczególnych rubryk (po ustaleniu z archiwum państwowym).

2. Pracownicy Oddziału I – kształtowania narodowego zasobu archiwalnego mogą sprawdzić stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych, zarówno w trakcie prac, jak i po ich zakończeniu;

3. Kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych. Do zawiadomienia dołącza się trzy egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w wersji ostatecznej wraz z ich edytowalną wersją elektroniczną.

4. Po zaakceptowaniu przez Archiwum Państwowe w Łodzi sposobu uporządkowania i zaewidencjonowania materiałów archiwalnych ustala się termin przejęcia akt. Termin, o którym mowa wyżej ustala się z pracownikiem Oddziału II ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego (tel. 42 636 85 35).

5. Potwierdzenie przejęcia materiałów archiwalnych przez Archiwum Państwowe w Łodzi następuje w terminie uzgodnionym przez strony, nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia przekazania materiałów archiwalnych.

W oddziale zamiejscowym stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych sprawdzają pracownicy tego Oddziału. Natomiast termin przejęcia akt ustala kierownik Oddziału w Sieradzu (tel. 43 827 16 42).