Archiwum Państwowe w Łodzi - Obowiązki jednostek organizacyjnych wynikające z ustawy archiwalnej

Obowiązki jednostek organizacyjnych wynikające z ustawy archiwalnej

Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zobowiązana jest do właściwego postępowania z dokumentacją w nich powstającą i gromadzoną.

Zakres obowiązków danej jednostki organizacyjnej uzależniony jest od jej statusu. Jednostki te dzielą się na:

1. jednostki będące wytwórcami materiałów archiwalnych
2. jednostki nie wytwarzające materiałów archiwalnych

ad. 1      OBOWIAZKI JEDNOSTEK WYTWARZAJĄCYCH MATERIAŁY ARCHIWALNE

• przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji);
• opracowanie, wprowadzenie i stosowanie uzgodnionych z właściwym archiwum państwowym przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w postaci: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego;
• klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji w oparciu o ww. jednolity rzeczowy wykaz akt;
• zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (odpowiedni lokal i odpowiednia obsada);
• gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie oraz odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach zakładowych;
• udostępnianie zasobu archiwum zakładowego pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej;
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego;
• przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym po upływie terminu określonego w obowiązujących przepisach;

ad. 2      OBOWIAZKI JEDNOSTEK NIE WYTWARZAJĄCYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

• przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji);
• opracowanie, wprowadzenie i stosowanie uzgodnionych z właściwym archiwum państwowym przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w postaci: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt;
• klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji w oparciu o ww. jednolity rzeczowy wykaz akt;
• zorganizowanie i prowadzenie składnicy akt (odpowiedni lokal i odpowiednia obsada);
• gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie oraz odpowiednie zabezpieczanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicach akt;
• udostępnianie zasobu składnicy akt pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej;
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego;

WAŻNE:
Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, spoczywa na wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Jedyne rozróżnienie polega na tym , że jednostki, które nie zostały ustalone jako wytwórcy materiałów archiwalnych nie tworzą akt kat. A, a co za tym idzie nie podlegają kontrolom archiwalnym, a swoją dokumentację gromadzą w składnicach akt (a nie w archiwach zakładowych).